Bạn có biết tại sao Toyota lại trở thành tập đoàn số 1 tại Nhật Bản? Bí mật ở phương pháp tổng hợp trên một trang giấy mà lãnh đạo và nhân viên Toyota đều sử dụng để tối ưu hóa quy trình và hiệu suất công việc. Phương pháp này được Asada Suguru - một cựu cán bộ ưu tú của Toyota hướng dẫn trong cuốn sách “Tất cả trên một trang giấy”.

Một trang giấy của Toyota có ba đặc trưng: tính tổng thể; khung; chủ đề. Trong bất kỳ công việc nào ở Toyoto: Lập kế hoạch, viết báo cáo, tóm tắt nội dung cuộc họp hay một bài giới thiệu về bản thân,… tất cả đều thể hiện trên một trang giấy A3 hoặc A4 tùy theo tính chất công việc. Trên một trang giấy với những thông tin đã được sắp xếp theo trật tự logic giúp đối phương nhìn qua cũng có thể nắm bắt được toàn bộ nội dung thông tin.

Asada Suguru giới thiệu kỹ thuật tóm tắt trên một trang giấy mà ông đã từng trải nghiệm ở Toyoto với 2 phương pháp Excel 1 và Logic 3.

Excel 1 - Liệt kê thông tin theo chủ đề, sắp xếp, chọn lọc theo thứ tự ưu tiên để quyết định chọn phương án cuối cùng. Ba yếu tố bạn phải chuẩn bị: chủ đề, bút ba màu mực (xanh lá cây, xanh da trời, đỏ), một tờ giấy. Để thực hiện phương pháp này bạn sẽ tiến hành các bước sau:

Ø Tạo khung bằng bút màu xanh lá cây, có 4 ô, 8 ô, 16 ô,… tùy thuộc vào chủ đề của bạn.

Ø Lấp đầy các ô trống bằng từ khóa với bút màu xanh da trời.

Ø Tổng hợp ý kiến: khoanh tròn vào từ khóa bạn chọn cuối cùng bằng bút màu đỏ.

 Logic 3: Tổng hợp ý kiến theo logic, truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu nhất. Cũng giống như Excel 1, để sử dụng logic 3 bạn cũng phải tạo khung, thường có 16 ô, trong đó có bốn câu hỏi “1P?” (1 Phrase), “Q1?” (Question 1), “Q2?” (Question 2), “Q3?” (Question 3). Bạn hãy lấp đầy các ô trống bằng cách trả lời 4 câu hỏi. 1P? = Cụm từ chỉ nội dung cần đề cập; Q1? = Cái gì?; Q2? = Tại sao?; Q3? = Như thế nào? Sau khi điền thông tin vào tất cả các ô, công việc cuối cùng của bạn là thuyết trình dựa trên bảng vừa tạo. Như vậy, với phương pháp logic 3, bạn có thể truyền đạt điều muốn nói một cách logic và dễ hiểu.

Asada Suguru khuyến khích bạn hãy thực hiện tóm tắt trên một trang giấy bằng cách viết tay bởi vì khi bạn nhìn vào mặt giấy phần não thùy trái trước trán - vị trí phân tích nội dung thông tin phản ứng mạnh mẽ, bạn sẽ phát hiện ra được các lỗi chính tả hoặc ngữ nghĩa.

Trong “Tất cả trên một trang giấy”, Asada Suguru hướng dẫn khá chi tiết từ cách tạo khung, xác định từ khóa, lựa chọn thứ tự ưu tiên để đưa ra phương án cuối cùng, cách tư duy để trả lời các câu hỏi hay truyền đạt như thế nào để đối phương dễ hiểu,… cùng với các ví dụ từ thực tế, giúp bạn đọc dễ hiểu và có thể bắt tay ngay vào thực hành tóm tắt trên một trang giấy.

Vậy còn chần chừ gì nữa? Bạn hãy sử dụng một trang giấy trong công việc và cuộc sống của mình để hệ thống hóa mọi thứ đơn giản hơn. Chúc các bạn thành công!

Trân trọng giới thiệu tới bạn đọc!